Betriebskostenabrechnung / Nebenkosten immer genau prüfen

Erschienen am: 17. Dezember 2021

Frank Barthel Fachanwalt Kitzingen Mehr als die Hälfte aller Haushalte in Deutschland leben in einem Mietverhältnis. Hier entrichtet der Mieter nicht nur die vereinbarte monatliche Kaltmiete, sondern auch eine Vorauszahlung auf die entstehenden Betriebskosten, welche auch gerne im Alltag als Nebenkosten bezeichnet werden.
Der Vermieter ist verpflichtet, jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Und in dieser die entstandenen Nebenkosten nachvollziehbar darzulegen. Diese Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (meist das Kalenderjahr) vorliegen.
Versäumt es der Vermieter, Ihnen rechtzeitig die Betriebskostenabrechnung zu schicken, hat er keinen Anspruch auf eine Nachzahlung.

Das bedeutet, dass für den Abrechnungszeitraum des Jahres 2020 die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31. Dezember 2021 vorliegen muss. In § 556 Vereinbarungen über Betriebskosten, Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), ist dies genau geregelt. Ebenso ist dort festgelegt, dass der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen hat.
Übrigens: Ein mögliches Guthaben für Mieter verfällt nicht, falls die Nebenkostenabrechnung zu spät oder gar nicht ankommt.
Auch im Fall einer Verspätung ist der Vermieter verpflichtet, eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung auszustellen.
Mieter haben sogar die Möglichkeit, eine Betriebskostenabrechnung auf dem Rechtsweg einzufordern.

Betriebskostenabrechnung rechtzeitig erhalten? Dann bleiben Ihnen erst einmal 30 Tage Zeit, um diese zu prüfen. In dieser Zeit können Sie als Mieter auch Einsicht in die Originalunterlagen verlangen. Direkt beim Vermieter oder anhand von Kopien. Sollte dieser Zeitraum nicht ausreichen, kann die Nachzahlung explizit unter Vorbehalt erfolgen. Verweigern Sie jedoch keinesfalls die Zahlung aufgrund eines vermeintlichen Fehlers. Es ist ratsam, sich an genannte Fristen in der Abrechnung zu halten, da sonst ein Zahlungsverzug riskiert wird. Ist etwas unklar, sollten Sie die Zahlung unter Vorbehalt tätigen und sich ausführlich beraten lassen.

Nun geht man davon aus, dass jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist. Deswegen sollten Sie sich die Zeit nehmen und Ihre Betriebskostenabrechnung genauer unter die Lupe nehmen. Werfen Sie parallel einen Blick in Ihren Mietvertrag. Prüfen Sie, ob dort überhaupt die in Rechnung gestellten Nebenkosten vereinbart sind. Ist das nicht der Fall, müssen Sie diese in der Regel auch nicht tragen.
Nebenkosten sind zum Beispiel: Wasserversorgung, Kanalgebühren, Grundsteuer, Heizkosten, Kosten für eine zentrale Warmwasserbereitung, Müllentsorgung, Straßenreinigung, Aufzug, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung (Treppenhaus sowie Außenbeleuchtung von Zugangswegen), Gemeinschaftsantenne, Gebäudeversicherung, Schornsteinreinigung, Hauswart.
Keine Nebenkosten sind: Verwaltungskosten, Beiträge zu Grundeigentümervereinen, Bankgebühren des Kontos des Vermieters, Rücklagen für die Instandhaltung, Rechtsschutzversicherung, Mietausfallversicherung, Spülung von Fußbodenheizungen, Miete für einen Öltank, Leasingkosten für einen Gastank, Kosten bei Wohnungsübergaben, akute Ungezieferbekämpfung.

Nach wie vor strittig sind Kosten für Baumfällarbeiten. Hierzu gibt es unterschiedliche Auffassungen. Sollte Ihnen in den Nebenkosten ein derartiger Posten in Rechnung gestellt werden, muss hier der Einzelfall geprüft werden.

Explosionsartige Anstiege bestimmter Nebenkosten gilt es besonders kritisch zu hinterfragen. Der Vermieter ist zwar nicht verpflichtet, immer nur das günstigste Angebot eines Dienstleisters (Hausmeisterservice, Gartenpflege, Gebäudereinigung) anzunehmen. Aber dennoch ist er laut § 556 BGB dazu angehalten, den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.

Übrigens – Erledigt ein Hausmeister seine Aufgaben wie die Hausreinigung oder den Winterdienst nur mangelhaft, berechtigt das Mieter nach Ansicht vieler Gerichte nicht dazu, die Betriebskosten zu beanstanden.
Allerdings kann es in Betracht kommen, dass der Mieter in diesem Fall die Miete wegen der mangelhaft oder unter Umständen gar nicht erledigten Arbeiten mindern kann. Voraussetzung hierfür ist es jedoch, dem Vermieter diesen Mangel umgehend anzuzeigen.

Apropos Mängelanzeige: Zorn ist immer ein schlechter Ratgeber. Tun Sie sich selbst den Gefallen und überdenken Sie die Situation erst einmal. Nicht umsonst gibt es die Weisheit, „Morgen sieht die Welt schon wieder ganz anders aus.“. Deswegen sollten Sie zunächst einmal alle Gegebenheiten und/oder Umstände eines Mangels genau notieren. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Benennung von Zeugen, eine exakte Beschreibung und falls möglich auch Fotos.

Link zum entsprechenden Abschnitt im BGB (beim Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz)

Frank Barthel, Fachanwalt für Strafrecht, Kitzingen
Rechtsgebiete: Strafverteidigungen | Mietrecht | Arbeitsrecht | Allgemeines Zivilrecht

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